ADA working
CHƯƠNG TRÌNH TUẦN 1
Số hóa quy trình & Đào tạo Teamwork
Tuần đầu chuyển từ "làm tay – nói miệng" sang quy trình số: Bot Zalo nhận đơn, App điều phối — để ai cũng nắm việc, không sót đơn, phối hợp mượt. Lịch 6 ngày (T2–T7), mỗi ngày một mục tiêu nhỏ làm được ngay.
1. Tuần 1 để làm gì
Tinh thần: số hóa KHÔNG phải để giám sát — mà để bớt việc lặt vặt, mọi người cùng thấy việc, bàn giao không thất lạc. App là công cụ giúp đội nhẹ đầu, không phải "soi" ai.
Hết tuần 1, cả đội đạt 4 điều:
- Dùng được App: đăng nhập, nhận "Việc của tôi", chuyển bước, chốt giờ hoàn thành.
- Hiểu luồng số: đơn từ Zalo OA → App → các bước → giao → thu tiền; bàn giao trên App, không bằng giấy/miệng.
- Phối hợp tốt: biết việc của mình & của khâu kế; bàn giao rõ ràng; chủ động hỏi đúng người.
- Sống 5 giá trị ADA: Tử tế · Thẩm mỹ · Chất lượng · Tốc độ · Tối ưu — trong từng đơn.
2. Đổi thói quen (cốt lõi số hóa)
Nhận đơnNhớ trong đầu / ghi giấy → Khách lên Zalo OA, Bot lên đơn vào App
Bàn giaoNói miệng / dán giấy lên đơn → Đổi trạng thái trên App, cả xưởng thấy
File kháchLưu lung tung / USB → Bot tự lưu vào Drive theo tên + SĐT
Theo dõiHỏi nhau "đơn tới đâu rồi" → Nhìn timeline + giờ trên thẻ đơn
Báo xongGọi/nhắn tay cho khách → Bấm "Đóng gói xong" → App tự nhắn khách
⭐ Nhiệm vụ số 1 của cả đội: mỗi khách tới quầy / nhắn tin → mời quét QR lên Zalo OA "In nhanh ADA - Kim Sơn". Khách lên OA = đơn vào hệ thống tự động, không sót, chăm lại được lâu dài.
3. Lịch đào tạo 6 ngày
1
Khởi động & tư duy số hóaThứ 2
Mục tiêu
Hiểu vì sao đổi, ai cũng cài được App & đăng nhập.
Nội dung
Demo Bot nhận đơn trên Zalo + App hiện đơn. Giới thiệu 5 giá trị ADA. Thống nhất "đổi thói quen" (mục 2).
Thực hành
Mỗi người cài App vào điện thoại, đăng nhập, xem thử "Việc của tôi". Tập câu mời khách lên OA.
2
Làm chủ thẻ đơn & chuyển bướcThứ 3
Mục tiêu
Đọc được 1 thẻ đơn, tự chuyển bước trạng thái.
Nội dung
Thẻ đơn: mã KV, loại, timeline, giờ, nút bước kế. Các bước Tiếp nhận → … → Thu tiền. Tạm dừng / Tiếp tục / Hủy.
Thực hành
Chạy 2–3 đơn mẫu qua hết các bước trên App (dùng tài khoản tập).
3
7 nhóm dịch vụ & cửa kiểm soátThứ 4
Mục tiêu
Phân đúng loại in; biết khâu Báo giá – Duyệt màu; chốt giờ hoàn thành.
Nội dung
7 nhóm (in lẻ, đồ án, khổ lớn, sự kiện, doanh nghiệp, tem nhãn, tư vấn). Cửa kiểm soát: chỉ chạy máy khi khách đã duyệt mẫu & đủ thông tin. "Đóng gói xong" → tự báo khách + chốt giờ.
Thực hành
Lọc theo dịch vụ; chạy 1 đơn ngoài in lẻ (có Báo giá → Duyệt màu) tới "Đóng gói xong".
4
Phối hợp giữa các khâu (teamwork)Thứ 5
Mục tiêu
Bàn giao mượt giữa Bán ↔ In ↔ Sau in ↔ Giao; biết tự xử trong phạm vi của mình.
Nội dung
Mọi bàn giao qua App (đổi trạng thái), không giấy/miệng. Quy trình xin ý kiến: ai cũng được quyết việc trong tay mình, NHƯNG hỏi nhanh người ảnh hưởng + người rành nghề trước khi quyết (vd lệch màu đơn gấp → hỏi thợ giỏi hơn rồi tự xử, không dừng máy chờ sếp).
Thực hành
Đóng vai 1 đơn dự án đi qua 3 người; tập "nói lời bàn giao" gọn rõ.
5
Khách hàng & Zalo OAThứ 6
Mục tiêu
Kéo khách lên OA; giao tiếp chuẩn; xem KPI của mình.
Nội dung
Câu mời quét QR; nhắn khách ngắn gọn – lịch sự – ít icon; xưng hô theo nhóm khách. Mở Dashboard KPI / Báo cáo "của tôi".
Thực hành
Thực mời 5 khách lên OA; tự xem KPI cá nhân cuối ngày.
6
Tổng duyệt & cam kếtThứ 7
Mục tiêu
Chốt độ thành thạo, gỡ vướng, cam kết tuần 2.
Nội dung
Tự đánh giá theo bảng năng lực (mục 5). Gặp 1:1 ngắn từng người (3–5 phút). Khen việc tốt; ghi việc còn tồn.
Thực hành
Mỗi người chốt 1 điều sẽ làm tốt hơn ở tuần 2.
4. Họp đầu ca & cuối ca (5 phút)
Giữ đội đồng nhịp mỗi ngày — ngắn, đứng, đúng giờ:
- Đầu ca (sáng): hôm nay có đơn gấp/đặc biệt nào? ai kẹt việc gì? cần hỗ trợ gì?
- Cuối ca (chiều): đơn nào còn tồn / chuyển ngày? có gì suýt lỗi để rút kinh nghiệm? lời khen nhanh.
5. Ba quy tắc teamwork ADA
- Tự quyết có hỏi: việc trong tay mình thì chủ động làm, nhưng hỏi người ảnh hưởng + người rành nghề trước khi quyết. Không đẩy mọi thứ lên sếp; cũng không tự ý làm liều.
- Tôn trọng & an toàn: sai thì nói thẳng để sửa, không chỉ trích cá nhân. Thợ giỏi kèm người mới. Đội mạnh nhờ giữ được người.
- Cùng một mục đích: "giúp khách – kể cả sinh viên hay doanh nghiệp nhỏ – có ấn phẩm chuyên nghiệp, nhanh, đúng hẹn". Mỗi đơn là một lần giữ uy tín ADA.
6. Bảng tự đánh giá năng lực (cuối tuần 1)
Tự chấm mỗi việc theo 3 mức: ① Biết · ② Làm được · ③ Tự tin/kèm được người khác.
| Việc | Mức ①②③ |
|---|
| Đăng nhập App, mở "Việc của tôi" | ○ ○ ○ |
| Đọc thẻ đơn (mã KV, loại, timeline, giờ) | ○ ○ ○ |
| Chuyển bước trạng thái đúng | ○ ○ ○ |
| Phân đúng 7 nhóm dịch vụ | ○ ○ ○ |
| Cửa kiểm soát: duyệt mẫu trước khi chạy máy | ○ ○ ○ |
| Bấm "Đóng gói xong" (chốt giờ, báo khách) | ○ ○ ○ |
| Bàn giao trên App, không giấy/miệng | ○ ○ ○ |
| Mời khách lên Zalo OA | ○ ○ ○ |
| Xem KPI / Báo cáo của mình | ○ ○ ○ |
7. Đo gì trong tuần 1 (nhẹ nhàng)
Đo để cải thiện, không để phạt. Theo cặp số lượng ↔ chất lượng:
| Mục | Số lượng | Ghép chất lượng |
|---|
| Đơn lên App | % đơn được ghi nhận trên App | Đơn sót / quên cập nhật trạng thái |
| Đúng hạn | % đơn giao đúng/sớm hẹn | Đơn trễ / phải xin lỗi khách |
| Chất lượng | Bản in/giờ máy | Tỷ lệ in lại / khiếu nại |
| Khách lên OA | Số khách mới quét QR | Khách quay lại |